Die Umstellung auf SAP S/4HANA geht mit einer umfassende Transformation einher, die alle Unternehmensbreiche betrifft. Wer sie als ein reines IT-Projekt versteht, unterschätzt die Veränderungen, die eine Umstellung auf allen Ebenen mit sich bringt.

Entscheidend für den Erfolg der Transformation ist eine ganzheitliche Perspektive. Eine digitale Transformation ist nur dann erfolgreich, wenn auch alle Perspektiven der Veränderung orchestriert werden.

Dies betrifft sowohl die Digitalisierungs- und IT-Strategie, wie auch prozessuale und organisationale Anpassungen. Gleichzeitig steht die kontinuierliche Entwicklung von Mitarbeitenden und Führungskräften auf der Agenda.

An dieser Stelle beantworten wir die wichtigsten, grundlegenden Fragen rund um die SAP S/4HANA Transformation.

Sie haben Fragen, die hier nicht beantwortet werden? Kontaktieren Sie uns per E-Mail. Wir freuen uns auf den inhaltlichen Austausch!

 

Erfolgreiche S/4HANA Transformation – die wichtigsten FAQ

Wer oder was ist eigentlich im Unternehmen betroffen von einer ERP-Transformation?

Oftmals wird die Einführung von SAP S/4HANA als reines IT Migrationsprojekt verstanden. Wir allerdings sprechen von einer ERP Transformation. Denn es betrifft nicht nur die IT, sondern die gesamte Organisation. Doch was heißt das? Allein die Frage nach der „Betroffenheit“ kann unterschiedlich verstanden werden:

  • Wer / welche Bereiche tragen maßgeblich die Verantwortung für die Umsetzung einer ERP Transformation? Wer besitzt die nötige Kompetenz?
  • Wo / in welchen Bereichen ist mit signifikanten Veränderungen zu rechnen? Wer ist maßgeblich betroffen (Change Impact)? Welche Stakeholder müssen ins Boot geholt werden?
  • Was bzw. welche fachlichen Schwerpunkte der Veränderungen sind relevant? Aus welchen Perspektiven schaue ich auf die Transformation?

Die ersten beiden Fragen nach Kompetenz und Change Impact lassen sich erst aus einem unternehmensspezifischen Kontext unter Berücksichtigung der Implementierungsstrategie („Greenfield“, „Brownfield“) heraus sinnvoll beantworten. Um einem besseren Verständnis der „Betroffenheit“ näher zu kommen, betrachten wir die ERP Transformation aus verschiedenen „Brillen“ oder Perspektiven und fragen nach der Relevanz fachlicher Schwerpunkte. Kurz gesagt: Veränderungen betreffen die Schwerpunkte Business, IT und Organisation, aus strategischer und operativer Sicht. Diese Perspektiven werden im mgm ADDVALUE Transformation Framework berücksichtigt.

Welche Themen sind in der jeweiligen Perspektive relevant?

Change Veränderung SAP S/4HANA Transformation Umstellung

Business-Perspektive: Strategisch gesehen beschäftigt sich das Business mit Globalisierung, der Beschleunigung technologischer Entwicklungen und vor allem mit dem Kunden, den es zu gewinnen und zu halten gilt. Mit steigender Dynamik und Komplexität des Umfeldes ist eine gleichermaßen flexible Business-Strategie mit hoher Anpassungs- und Innovationsfähigkeit zunehmend essenziell. Wer die Möglichkeiten nutzt, die eine moderne IT-Landschaft zusammen mit einem standardisierten Core wie SAP S/4HANA bietet, steigert seine Wettbewerbsfähigkeit. Es stellen sich also Fragen nach neuen Geschäftsmodellen oder effizienteren Prozess-Standards mit hohem Automatisierungspotenzial im Kontext technologischer Möglichkeiten. Auf der operativen Ebene sind es im Allgemeinen Prozessoptimierungen, positive Effekte von Umstrukturierungen oder Verbesserungen der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und höhere Grade an Selbstorganisation. All diese Aspekte sind relevant für die Einführung einer modernen ERP-Lösung.

IT-Perspektive: Die IT hat die Aufgabe, ihre Strategie zu definieren. Als Zielbild gibt die IT Strategie Orientierung bei täglichen Entscheidungen und setzt Prioritäten, unterstützt die Ressourcenallokation und Budgetplanung. Abhängig von der Business-Strategie und den Geschäftsprozessen verantwortet die IT im Rahmen eines Business-IT-Alignments die Architektur der ERP Systemlandschaft, definiert die technischen Anforderungen und stellt die Überführung des Altsystems in S4HANA und später den operativen Betrieb des Systems sicher.

Organisations-Perspektive: Im Rahmen einer SAP S/4HANA Einführung sind eine Reihe von organisationalen Aspekten zu berücksichtigen. Im Zuge neuer Prozesse und Aufgaben aus Big Data und Automatisierung werden Rollen von Mitarbeitenden neu definiert, zusammen mit erweiterten Verantwortlichkeiten, erforderlichen Kompetenzen und Organisationsstrukturen. Kontinuierliches Lernen und Erfahren werden zunehmend bedeutender. Entsprechend sollten kulturelle Rahmenbedingungen angepasst werden. Das erfordert ein neues Führungsverständnis, das unter anderem flexiblere Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglicht. Solche Zusammenhänge sollten schon zu Beginn einer ERP Transformation im Rahmen eines Change Management Konzeptes mitgedacht werden.

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SAP S/4HANA als Motor der Produktivitätssteigerung in der Automobilbranche – Traum oder Realität?

Der Automobilbranche stehen in Zeiten des politisch abgewerteten Diesels, des Klimawandels und dem damit verbundenen Umstieg auf Elektromobilität, des veränderten Verbraucherverhaltens im Zuge neuer Sharing-Modelle, und nun auch in Zeiten der Covid-19 Pandemie große Herausforderungen ins Haus. Mittelständische Zulieferbetriebe wünschen sich eine durchgängige Optimierung der Wertschöpfungskette und effektivere Qualitätskontrollen über den ganzen Produktherstellungs- und Logistikprozess. Sie benötigen zudem einen effizienteren Daten- und Informationsaustausch mit den GeschäftspartnerInnen. Mit höherer Kostentransparenz könnten intern Optimierungspotenziale aufgedeckt und den Kunden detaillierte Kalkulationen angeboten werden.

Mit der Modernisierung der IT-Landschaft in Verbindung mit einem zeitgemäßen ERP System lässt sich die Produktivität signifikant steigern, wenn da nicht der Faktor Mensch wäre. Denn das Erreichen der gewünschten Ziele ist nicht allein eine IT-technische Aufgabe, sondern ist auch die Aufgabe eines professionellen Change Managements, das sich darauf fokussiert, die Mitarbeitenden und Führungskräfte auf dem Weg des Wandels mitzunehmen:

  • Die Anpassung operativer Geschäftsprozesse bedeutet Einsparpotenziale, hat aber auch einen Change Impact auf die Arbeitswelt der Mitarbeitenden in struktureller und kultureller Hinsicht.
  • Manuelle wiederkehrende Prozesse werden durch Automatisierung ersetzt, was bei den Beschäftigten Ängste weckt und eine Abwehrhaltung erzeugen kann.
  • Mit der Einführung neuer Applikationen und Benutzeroberflächen ändern sich Rollen, Aufgaben und Arbeitsweisen signifikant.
  • Mit höherer Transparenz der Wertschöpfungsketten verbreitern sich Verantwortungsbereiche und erzeugen Druck auf die Führungskräfte.

Auswirkungen SAP S/4HANA Transformation Umstellung Automotive Automobilbranche

Erfolgt eine Anpassung unter Handlungsdruck nur auf technischer Ebene, und werden Auswirkungen auf die Menschen, auf ihre Arbeitsprozesse und auf die Beziehungsgefüge, in denen sie ihre Arbeit verrichten, streckenweise vernachlässigt oder nicht kommuniziert, verlagern sich die Risiken des Marktes schnell auf die Organisation selbst. Werden Führungskräfte zu spät eingebunden, können diese auch ihre Mitarbeitenden nicht rechtzeitig auf die anstehenden Veränderungen vorbereiten. Fehlende Orientierung verstärkt Befürchtungen statt Hoffnungen auf wirtschaftlichen Wohlstand. Der Erfolg einer ERP Transformation gerät damit ins Wanken. Gleichsam einem Aktienkurs verschwindet die Zuversicht in das Projekt und die Produktivität der Belegschaft rauscht in den Keller. Denken Sie also das Change Management von Beginn an mit – nicht erst zum Go Live – und erhalten und nutzen Sie so die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden.

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Was verändert sich mit SAP S/4HANA in der Führung von Mitarbeitenden?

Tiefgreifende Veränderungen stehen Unternehmen bevor mit der Einführung eines neuen ERP Systems wie SAP S/4HANA. Sind in vielen traditionellen Unternehmen Silostrukturen und Hierarchien historisch gewachsen, werden nun andere Anforderungen an Organisation und Mitarbeitende gestellt. Vor allem braucht es ein neues Verständnis von Führung.

Die mit SAP S/4HANA einhergehenden neuen Möglichkeiten flexibler und schneller Datenauswertung auf Basis von SAP HANA, die Vereinfachung von Anwendungen z.B. in Rechnungswesen und Logistik durch SAP FIORI und ein höherer Automatisierungsgrad sich wiederholender Prozesse führen zu einem substanziellen Wandel von Arbeit: waren Beschäftigte bisher noch in eng abgegrenzten Aufgabenbereichen tätig, werden sie zukünftig mehr Verantwortung tragen mit Berücksichtigung ganzer Wertschöpfungsketten bis zum Kunden einschließlich der Auswirkungen des eigenen Handelns (z.B. Stammdatenpflege) auf andere Geschäftseinheiten. Das bedeutet eine höhere Bereitschaft zur Transparenz von Daten und Informationen. Mitarbeitende werden sich im Umgang mit zunehmender Datenfülle zu Wissensarbeitern mit analytischen Fähigkeiten entwickeln. Das erfordert die Bereitschaft zur Kollaboration, Selbstorganisation und zu verantwortungsvollem Handeln sowie den Willen zum lebenslangen Lernen.

Führung Mitarbeiter Veränderungen durch SAP S/4HANA

Das bedeutet auch: Führungskräfte müssen umdenken. Sie ebnen ihren Mitarbeitenden den Weg in eine neue S/4HANA Arbeitswelt. Ihre Aufgaben sind insbesondere:

  • Entwicklung und Kompetenzerweiterung zu ermöglichen,
  • Freiräume zu schaffen, in denen neue Erfahrungen gesammelt und auch Fehler gemacht werden dürfen,
  • Schrittweise mehr Vertrauen zu investieren und Entscheidungen auf der Arbeitsebene zu delegieren,
  • Kommunikation und Formen der interdisziplinären Zusammenarbeit zu fördern,
  • Tools zur Kollaboration bereitzustellen,
  • Achtsamkeit gegenüber ihren Mitarbeitenden zu üben.

Dabei haben sie es mit den „Digital Natives“ der Generation Y und Z sowie mit den „Digital Immigrants“ der älteren Generation zu tun. Ein „Best Practice“ Rezept gibt es für diese Führungsaufgabe nicht. Es geht um

  • das Vorleben einer Fehler- und Lernkultur,
  • Respekt gegenüber Mitarbeitenden und KollegInnen unabhängig von Hierarchien,
  • ein kooperatives „Eco-System“ statt um das eigene Ego,
  • das Abgeben von Kontrolle,
  • hohe Flexibilität in der Koordination von Ressourcen sowie
  • gelebte Agilität über Abteilungsgrenzen hinweg.

Das sind keine fertigen Rezepte, die sonst immer gern angefragt werden, sondern Leitlinien, die Führungskräfte mit Weitsicht und Fingerspitzengefühl ausgestalten müssen.

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SAP S/4HANA – wann endet der Support von R/3 und was ist neu?

Eine völlig neue Produktfamilie

SAP legt mit der Unternehmenssoftware S/4HANA eine völlig neue Architektur auf und stellt den Support für die bisherige Produktlinie R/3 bis 2027 sicher. Extended Maintenance-Optionen werden bis 2030 gegen Aufpreis angeboten. Zentraler Kern ist die moderne Datenbank SAP HANA, die durch ihr „In-Memory-Konzept“ eine deutlich höhere Performance aufweist. Die neue Architektur beinhaltet zwar noch einige zentrale Funktionen von R/3, doch ist der technologische Unterbau ein ganz anderer. Dies führt zu einem SAP Migrationsprojekt, dessen Aufwand und Komplexität Unternehmen nicht unterschätzen sollten.

S/4 HANA besteht aus folgenden Komponenten:

  • Finance
  • Human Resources
  • Sourcing & Procurement
  • Supply Chain
  • Manufacturing
  • Sales
  • Service
  • Asset Management
  • Research & Development

Da sich nicht alle Module 1:1 in der neuen HANA-Welt wiederfinden, können diese über Compatibility-Packages bis 2027 weiterverwendet werden. Diese temporären Übergangslösungen müssen Unternehmen bei der Planung der Migration berücksichtigen.

Vereinfachung und Standardisierung als Prinzip

SAP lebte in der Vergangenheit von der weitgehenden Individualisierbarkeit seiner Systeme im Hinblick auf die Daten und Prozesse des jeweiligen Kunden – bis hin zur Anpassung des ERP-Quellcodes. Dies führte zu immer aufwändigeren und teureren SAP-Implementierungs- und Wartungsprojekten.

S/4HANA schränkt diese Indiviualisierbarkeit auf Quellcode-Ebene stark ein und setzt vor allem auf Vereinfachung und Standardisierung: Mit den „Best Practices“ liefert S/4HANA viele vorkonfigurierte Branchenlösungen mit und empfiehlt, sich weitestgehend an diese Standards zu halten. Individuelle Anpassungen sollen auf das Notwendigste begrenzt werden.

Dieses Prinzip gewährleistet aus Unternehmenssicht deutlich einfachere Prozesse und geringere Wartungs-, Test- und Schulungsaufwände. Es bedeutet für die Migration aber auch, dass alle bestehenden Prozesse auf den Prüfstand gestellt und innerbetrieblich angepasst werden müssen. Als Ziel werden durchgängig (end-to-end) digitalisierte und automatisierte Geschäftsprozesse ausgegeben, die die Organisation schneller und flexibler machen. Zudem sind detaillierte Analysen von riesigen Datenmengen in Echtzeit möglich. Damit verbessert sich auch die Qualität von Prognosen und Reportings – bei geringerem Aufwand.

Individualisierung durch den Fachbereich

Waren bisher individuelle Anpassungen nur mit Hilfe von SAP-BeraterInnen und ABAP-/Netweaver-EntwicklerInnen möglich, setzt S/4HANA auf die direkte Anpassbarkeit und Konfiguration durch den Fachbereich – auch ohne IT-Fachleute. Diese Anpassungen sind in der Regel auf bestimmte Anwendungsbereiche beschränkt, um die Stabilität und Kompatibilität des Gesamtsystems zu gewährleisten. Trotz dieser Einschränkungen kann ein Großteil der Prozesse auf die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden.

Ziel ist es, schneller auf interne und externe (Markt-)Änderungen reagieren zu können, die Umsetzungsgeschwindigkeit zu erhöhen und die Abhängigkeit von internen und externen IT-Ressourcen deutlich zu reduzieren.

On-Premise-, Cloud oder Hybrid

SAP S/4HANA wird in verschiedenen Versionen angeboten, die sich auch im Funktionsumfang und der Anpassbarkeit unterscheiden:

  • On-Premise-Version SAP S/4HANA: Installation beim Kunden, größter Funktions- und Konfigurationsumfang, Anpassung des Quellcodes möglich
  • Cloud-Version SAP S/4HANA: Installation, Betrieb und Wartung in der Public SAP Cloud, vorgegebene/standardisierte Prozesse, die nur sehr eingeschränkt konfiguriert werden können
  • Hybrid-Version SAP HANA Enterprise Cloud (HEC): Private Cloud auf eigener Hardware, Infrastructure as a Service, von SAP gestellt, Mischform der beiden zuvor genannten Versionen mit individueller Anpassbarkeit

Die Anforderungen an Betrieb und Individualisierbarkeit der Prozesse bestimmen die Wahl der Version und ein entsprechendes Migrationskonzept.

Betriebsvarianten SAP S/4HANA On-Premise Cloud Hybrid

Fazit: rechtzeitige Vorbereitung auf IT- und Business-Seite notwendig

Die Verabschiedung von hochkomplexen und aufwändigen SAP-Installationen verbunden mit vereinfachten und standardisierten Prozessen bietet viele Vorteile. Durch die Deadline 2027 haben Unternehmen zudem fast keine Wahl – außer einem Wechsel zu einem anderen ERP-Anbieter. In jedem Fall gilt es, sich rechtzeitig auf ein komplexes Migrationsprojekt vorzubereiten und dabei IT und Business an einen Tisch zu holen.

S/4HANA verspricht – für welche Variante sich der Kunde auch immer entscheidet – mittelfristig einen kostengünstigeren Betrieb und eine bessere Anpassbarkeit an immer dynamischere Geschäftsprozesse – mit weniger IT-Ressourcen.

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Kein Zuckerschlecken: Auf welche Hemmnisse stößt man im Rahmen eines SAP-Transformationsprojekts und was kann man tun?

1. Wirtschaftliche Hemnisse

Unternehmen, die die Chance einer strukturellen Optimierung von Prozessen und Organisation mit der Einführung von SAP S/4HANA nutzen wollen, müssen immer mit zusätzlichen Kosten, Ressourcenaufwendungen und zeitweisen Produktivitätseinbußen rechnen, verbunden mit langfristiger Rekapitalisierung. Das bedeutet: Ein Unternehmen muss auch das nötige Kapital oder genügend Standvermögen besitzen, um eine strategisch wirksame Transformation zu finanzieren. Dies ist nicht immer der Fall, selbst wenn das Management Handlungsbedarf für Prozessoptimierungen ausgemacht hat. Hintergrund mag insbesondere bei kleineren Playern der Kostendruck sein, der durch einen Veränderungsprozess mit der S/4HANA Einführung entstehen kann. Der kurzfristige Erfolg, der mit einer schnellen technischen Implementierung erzielt wird, genießt hier oftmals Priorität.

Ein anderer Grund für die hinausgezögerte Einführung könnte in der mangelnden Einigkeit über die strategischen Ausrichtungen innerhalb der Geschäftsleitung liegen.

2. Kulturelle Hemnisse

S/4HANA ist mehr als eine technische Umsetzung. Die Einführung bedeutet einen signifikanten Wandel der gesamten Organisation, der Geschäftsprozesse sowie der Arbeitsformen. Dabei stehen die Anforderungen des Business im Vordergrund, verbunden mit neuen Möglichkeiten der Automatisierung und einem enormen Innovations- und Optimierungspotenzial. Ein solcher Wandel erfordert das Öffnen von Silos entlang von Wertschöpfungsketten, den flexiblen Umgang mit modernen Applikationen, den analytischen Umgang mit Zahlen, Daten und Informationen. Und es verlangt das Entscheiden in größeren Spielräumen, verbunden mit der Bereitschaft zum kontinuierlichen Lernen.

Der Schritt von einer gleichförmigen Aufgabenerfüllung mit hohem Anteil wiederkehrender Abläufe zu einem Arbeiten mit SAP S/4HANA, das dem Business mehr Freiräume verschafft, ist vergleichbar mit einem Schritt in eine neue Kulturlandschaft. Kultur ist ein stabilisierendes Element. Doch gleichzeitig kann es ein hemmendes sein, wenn es um Veränderungen am System geht. Unternehmen tun sich oft schwer, wenn es um kulturellen Wandel geht. So wirkt Kultur wie ein Gummiband und zieht die Organisation immer wieder in den ursprünglichen Zustand zurück. Energie ist erforderlich, um neue Gewohnheiten und Managementpraktiken im operativen Business nachhaltig zu manifestieren.

3. Individuelle Hemmnisse

Neben wirtschaftlichen und kulturellen Rahmenbedingungen können es auch die Einstellungen und Erfahrungen von Entscheidenden sein, die als hinderliche Kraftfelder wirken können. So sind es manchmal Erfahrungen mit gescheiterten Veränderungsprozessen, die sich nicht mit dem Gedanken einer umfassenden Transformation vereinbaren lassen, auch wenn wirtschaftliche Argumente für eine Transformation sprechen.

Eine solche „kognitive Dissonanz“ mag zu Verzerrungen in der Wahrnehmung führen, insbesondere zur Abwertung der eigentlichen Chancen einer solch signifikanten Transformation wie SAP S/4HANA sowie zur Aufwertung seiner Risiken. Eine andere These basiert auf der Veränderungsmüdigkeit in der Belegschaft sowie im Management, die sich nach den vielen Fusionen und Abspaltungen der Branche eingestellt haben mag.

Eine SAP S/4HANA Einführung ist ein komplexer Prozess, verbunden mit vielen Unwägbarkeiten vor Beginn und mit der Notwendigkeit organisationalen und individuellen Lernens über den gesamten Implementierungsprozess hinaus. Es ist zu empfehlen, den Lernprozess besonders der Führungskräfte noch vor Beginn eines solchen Vorhabens zu starten, Erkenntnisse zu gewinnen und Wissen zu erwerben. Dafür hat mgm das Konzept „S/4HANA Lernreise“ entwickelt, dass alle Phasen und Herausforderungen einer Transformation beinhaltet. Dies ermöglicht den EntscheiderInnen, individuelle Hemmnisse und Zweifel abzubauen und Sicherheit zu gewinnen angesichts einer so weitreichenden strategischen Entscheidung, die die Weichen für das nächste Jahrzehnt stellt.

Die Hemmnisse abmildern

Um die wirtschaftlichen, kulturellen und individuellen Hemmnisse abzumildern, empfehlen wir folgende Aktivitäten:

  • Klären Sie frühzeitig die Chancen, die sich durch die neuen technischen Möglichkeiten einer S/4HANA Einführung für Ihr Business ergeben, und wägen Sie diese mit den möglichen Risiken in Ihrer Organisation ab.
  • Passen Sie Ihre Unternehmens- und Digitalisierungsstrategie entsprechend an und nehmen Sie diese als Ziel für Ihre Umsetzungsentscheidungen.
  • Berücksichtigen Sie mögliche Konfliktpotenziale zwischen betroffenen Bereichen in Ihrer Veränderungsplanung.
  • Beginnen Sie frühzeitig mit Teambuilding-Prozessen verantwortlicher EntscheidungsträgerInnen auf IT- und Business-Seite.
  • Prüfen Sie frühzeitig die Veränderungsbereitschaft und -fähigkeit Ihrer Organisation durch die Analyse hemmender und förderlicher kultureller Kraftfelder.
  • Starten Sie als Entscheidungshilfe frühzeitig einen umfassenden Lernprozess („S/4 Lernreise“), um Erkenntnisse zu gewinnen und Wissen zu erwerben, damit Sie besser mit zu erwartenden Blockaden umgehen können.

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Ist eine ERP Transformation nicht einfach ein Projekt wie jedes andere?

Um die Vielseitigkeit einer Transformation insbesondere verbunden mit einer ERP oder SAP S/4HANA Einführung zu verstehen, hilft eine Abgrenzung zu anderen Projektarten.

Abgegrenzte operative Projekte betreffen das Business oder die IT. Darunter fallen in ihrem Umfang abgegrenzte Prozessoptimierungen, Marketingkampagnen, Verbesserungen in der Zusammenarbeit zwischen zwei Abteilungen oder der Relaunch einer bestehenden Software. Solche Projekte verändern den strukturellen oder kulturellen Rahmen nur punktuell und haben meist keine strategische Relevanz.

Innovationsprojekte betreffen neue Geschäftsmodelle, Produkte oder Prozesse und zielen auf die Erneuerung von organisatorischen oder technischen Strukturen im Rahmen einer bestehenden strategischen Ausrichtung ab. Darunter fallen technische Innovationsprojekte zur Bereitstellung neuer IT-Anwendungen oder Funktionalitäten als Grundlage von Prozessinnovationen. Oder es handelt sich um Produktinnovationen mit zum Teil disruptiven Marktentwicklungseffekten. Kennzeichen solcher Projekte sind u.a. eine multidisziplinäre Zusammenarbeit sowie der Aufbau entsprechender Kompetenzen.

Kulturprojekte verfolgen die Absicht, nachhaltige Einstellungs- und Verhaltensänderungen zu erzeugen. Im Rahmen struktureller oder strategischer Neuausrichtungen liegt der Schwerpunkt in der Akzeptanz der Veränderungen in Teilen oder der gesamten Organisation. Ein Beispiel erleben wir dieser Tage, wo Kommunikation im Kontext des „social distancing“ in den Unternehmen neu dekliniert und bereitgestellte Tools auch als effektive Mittel zur ‚Remote Collaboration‘ verstanden und genutzt werden. Merkmale dieser Art von Projekten sind Veränderungen an den Rahmenbedingungen, die neue Verhaltensweisen ermöglichen, sowie die Etablierung von regelmäßigen oder permanenten Rückkopplungsmöglichkeiten.

Transformationsprojekte beinhalten tiefgreifende und langfristige Veränderungsprozesse mit spürbaren Auswirkungen auf allen Ebenen der gesamten Organisation. Transformationen sind gekennzeichnet durch eine hohe Komplexität, die sich manifestiert in sich gegenseitig beeinflussenden strategischen, strukturellen, kulturellen, menschlichen und technologischen Faktoren und somit einer begrenzten Planbarkeit. Transformationen wirken sich auf Unternehmens- und Digitalisierungsstrategien aus, sowie auf Management-Praktiken, Arbeitsweisen und organisationale Strukturen inklusive Rollen und Aufgaben einzelner MitarbeiterInnen. Damit umfassen Transformationen sämtliche Elemente anderer Projektarten. Merkmale von Transformationen sind eine Umwälzung vom Alten zum Neuen, die Neudefinition von Geschäftsmodellen oder die Neuausrichtung des Unternehmens sowie Internationalisierung oder Zentralisierung.

Auch die Einführung von S/4HANA ist eine Transformation, wenn S/4HANA nicht nur als reine IT-Lösung, sondern als Chance und Prozess verstanden wird, das Business auf die Zukunft auszurichten. Damit verbunden sind fundamentale Veränderungen von Geschäftsprozessen, Organisationsstrukturen und Geschäftsmodellen. Im Ergebnis bewirkt eine S/4HANA Transformation auch einen kulturellen Wandel, da Mitarbeitende z.B. von Routinetätigkeiten entlastet und sich zu WissensarbeiterInnen mit größeren Entscheidungsspielräumen entwickeln. Wechselwirkungen entstehen vor allem zwischen der Entwicklung der neuen IT-Landschaft und den Anforderungen des Business. Nur wer über einen längeren Zeitraum all diese Faktoren berücksichtigt, kann das volle Potenzial einer SAP S/4HANA Lösung nutzen.

SAP S/4HANA Projekt

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Erfolgreiches Projektmanagement bei einer SAP S/4HANA Transformation – wie geht das?

Eine SAP Einführung oder die Umstellung und Migration auf S/4HANA kann einem Mammut-Projekt gleichen. Es lauern die üblichen Tücken eines Großprojektes: Termine werden nicht eingehalten, Budgets überschritten, wichtige Stakeholder nicht einbezogen, Mitarbeiter nicht abgeholt. Wenn ein SAP Projekt allerdings richtig gemanaget wird, ergeben sich große Chancen, die dauerhaft zur Optimierung von Strukturen und Prozessen im Unternehmen führen.

Das sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektmanagement eines SAP S/4HANA Projektes:

  • Methodenkompetenz der Projektleitung: Der/die Projektmanager/in wird fälschlicherweise oft als die fachliche Stütze gesehen, aber erprobte Projektmanagement-Skills und methodisches Know-How sind für den Erfolg eines Projektes ebenso unabdingbar.
  • Klare Rollenverteilung: Eine SAP Einführung betrifft alle Säulen im Unternehmen (IT, Business und Organisation). Ein funktionierendes IT-Business-Alignment ist Voraussetzung, um Kompetenzen klar zu definieren. Mit Key-Usern oder Business Process Experts ist der Fachbereich genauso involviert und für den Projekterfolg mitverantwortlich wie Systemarchitekten oder das Entwicklungsteam aus der IT-Abteilung. Klare und transparente Verantwortlichkeiten und Projektrollen schaffen Verbindlichkeit und helfen, Termin- und Budgetplanungen einzuhalten.
  • Commitment des Managements: Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt ist, dass die Tragweite der Umstellung oder Einführung von S/4HANA der Geschäftsführung bekannt ist und das Unterfangen von allen gleichermaßen mit getragen wird. Es benötigt die volle Rückendeckung der Führungsetage, um für organisatorische Veränderungen und Entscheidungen die notwendige Unterstützung auf allen betroffenen Ebenen sicherzustellen.
  • Agiles Projektmanagement: Während allen Phasen des Projekts hilft ein gewisses Maß an Flexibilität und Agilität. Nur so können neue Erkenntnisse schnell und ohne großen Aufwand im Projektverlauf berücksichtigt werden. Es geht nicht darum, strikt eine zu Beginn definierte Planung einzuhalten, sondern das gewünschte Ergebnis zu erreichen und dabei auf Veränderungen reagieren zu können. Ein Vorgehen nach SAP Activate bietet als Standardprozedere eine gute Basis, aber erst der Einsatz geeigneter agiler Methoden (Design-Thinking Workshops, Customer Journeys, Service Blueprints, Scrum, etc.) stellen den Projekterfolg sicher.
  • Umfassende Projektkommunikation: Nicht nur innerhalb des Projektteams, sondern unternehmensweit müssen die Mitarbeiter ins Boot geholt werden und behutsam im Dialog auf die weitreichenden Veränderungen durch die S/4HANA Migration, die in der Regel fast alle Arbeitsbereiche betreffen, vorbereitet werden. Der Erfolg steht und fällt mit der Unterstützung und Akzeptanz der Anwender, die SAP im eigenen Arbeitsalltag nutzen. Bereits in der Konzeptphase sollten Endanwender bei der Definition der Anforderungen einbezogen werden, um eine breite Unterstützung zu sichern.
  • Change Management: SAP S/4HANA betrifft alle Unternehmensbereiche – so eine Transformation verändert die DNA des Unternehmens. Die Vorbereitung der Organisation auf die tiefgreifenden Veränderungen ist erfolgskritisch und sollte in allen wesentlichen Schritten bedacht werden. Ein maßgeschneidertes Change-Management schafft Identifikation mit den Änderungsmaßnahmen und stützt den Projekterfolg.
  • Coaching der Teammitglieder: Durch den hohen Umfang und die lange Dauer des Projektes sollte eine gewisse Fluktuation der Mitarbeitenden einkalkuliert werden. Ein begleitendes Coaching und – wann immer nötig – eine schnelle methodische Einarbeitung neuer ProjektteilnehmerInnen ist daher über die ganze Projektdauer hinweg sicherzustellen, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten und die Lieferfähigkeit nicht zu gefährden.
  • auf SAP Best Practices setzen: Das Bereitstellen von Industry Best Practices, also Standardprozessen, ist ein wesentliches Element von SAP S/4HANA und eine der zentralen Neuerungen. SAP setzt mit S/4HANA bewusst auf branchenspezifische Standardprozesse statt aufwendiges Customizing. Diese Möglichkeit, sich nahe am Standard zu orientieren, sollte unbedingt genutzt werden, um das System und auch die Einführung so effizient wie möglich zu gestalten.

 

 

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Vorteile und Grenzen von SAP Activate als Standard-Vorgehensmodell

Mit der Einführung der neuen Produktfamilie SAP S/4HANA hat SAP unter dem Namen SAP Activate auch ein neues Vorgehensmodell für die Einführung von Software auf den Markt gebracht. Das Modell steht für Cloud- und On-Premise-Betriebsmodelle zur Verfügung und kann für Neuinstallationen, Konvertierungen, Updates oder die Transformation ganzer IT-Landschaften verwendet werden.

Was ist SAP Activate?

SAP Activate wurde entwickelt, um die Implementierung von Neuprodukten – also derzeit vor allem SAP S/4HANA – und das darauf bezogene Projektmanagement in effizienter Form zu unterstützen. Bei der initialen Implementierung von HANA soll das SAP Activate Framework die Projektlaufzeit verkürzen. Im laufenden Betrieb hilft es dabei, den Wartungsaufwand für das System gering zu halten. Insgesamt zielt SAP Activate darauf ab, die Betriebskosten und die Amortisierungszeiten für S/4HANA zu reduzieren.

Die drei wesentlichen Bestandteile von SAP Activate sind:

– Best Practices für Geschäftsprozesse
– Guided Configuration, die Bereitstellung standardisierter Konfigurationswerkzeuge
– die Methodik für die Implementierung des Systems

Allerdings ist aus der Perspektive des Projektmanagements auch danach zu fragen, ob SAP Activate maßgeblich zur Realisierung von IT-Projekten beiträgt oder darüber hinaus den durch die Implementierung angestoßenen strukturellen und prozessbezogenen Wandel im Unternehmen unterstützt.

Best Practices

Die zentrale Komponente und eine elementare Neuerung im Zuge der Einführung von SAP S/4HANA sind die Best Practices. Dabei handelt es sich um vordefinierte Standards und Geschäftsprozesse. Verfügbar sind sie als sogenannte „Industry Solutions“ für unterschiedliche Branchen. Der Energiesektor ist hier eingeschlossen. Als Referenzlösungen sind die Best Practices auf die Produktion und den Markt der jeweiligen Branche abgestimmt. Sie dienen Unternehmen als Richtgröße, an der sie sich orientieren können, wenn sie insbesondere die Vorteile der Standardisierung nutzen wollen.

Guided Configuration

Mit der Guided Configuration liefert SAP Activate ein umfangreiches Arsenal an Tools für die Implementierung des Systems. Die Guided Configuration orientiert sich an den branchenspezifischen Best Practices. Im Regelfall wird sie durch einen Process Owner/Key User aus dem Unternehmen gemeinsam mit einem SAP-Berater durchgeführt. Individuelle Systemanpassungen sind in diesem Rahmen in gewissem Umfang möglich. Im Rahmen der Guided Configuration werden auch die Datenmigration aus älteren Systemen sowie für das Cloud-Betriebsmodell automatisierte Testläufe vorgenommen.

Implementierungsmethodik

Für eine effiziente Implementierung von S/4HANA wurden in SAP Activate sogenannte Beschleuniger (Accelerators) integriert, deren Basis ebenfalls die Best Practices bilden. Die Methodik ist unabhängig vom Betriebsmodell (Cloud oder On-Premise) sowie von der Art und Weise der Systemimplementierung (Neuinstallation, Konvertierung etc.) verwendbar. Gleichzeitig ist sie für unterschiedliche Unternehmensgrößen skalierbar. Ebenso wie bei den Best Practices und der Guided Configuration steht auch bei der Implementierungsmethodik der technische Aspekt im Vordergrund.

Der Implementierungsprozess und damit das Projektmanagement für die Einführung von S/4HANA wird in SAP Activate dabei in insgesamt sechs Phasen unterteilt:

  1. Discover (Entdecken) – Informationsgewinnung über das System und seine Bereitstellungsmöglichkeiten, Auswahl der Produktversion
  2. Prepare (Vorbereiten) – Aufsetzen des Produktes, Installieren der Systemlandschaft
  3. Explore (Analysieren) – Prozessanalyse, Abgleich mit den S/4HANA Standards, Entwicklung von Schulungsplänen
  4. Realize (Realisierung) – Konfigurieren des Systems anhand der in der Explore-Phase definierten Anforderungen, Verbindung mit anderen Produkten, Tests, Durchführung der Trainings, Feedback durch die Fachabteilungen
  5. Deploy (Bereitstellen) – letzte Vorbereitungen für den unternehmensweiten Rollout
  6. Run (Betreiben) – Einführung des Systems, Sammeln von Nutzererfahrungen, um etwaige Erweiterungsentscheidungen vorzubereitenFazit: Der Fokus des Vorgehensmodells SAP Activate liegt auf der Systemimplementierung. Die notwendige Berücksichtigung eines strukturierten Change-Management- und Kommunikationsansatzes wird in diesem Framework nicht erfasst. Im Zuge der SAP S/4HANA Einführung können die Unternehmen aber hierfür auf andere Vorgehensweisen zurückgreifen, die an die Activate-Phasen angelehnt sind – beispielsweise auf das Change-Framework ADDVALUE, das mgm speziell für HANA Implementierungen entwickelt hat.

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Was sollte ein Automotive Unternehmen im Projektmanagement einer SAP S/4HANA Umstellung berücksichtigen?

Der SAP Activate Ansatz bietet eine standardisierte Vorgehensweise – aber jedes Unternehmen der Automobilbranche ist nun einmal individuell. Insbesondere im Automotivebereich herrschen sowohl bei Herstellern wie auch Automobilzulieferern komplexe Vertriebsketten, Prozesse und Produktionsketten vor, die einen Standard-Implementierungsansatz oft an seine Grenzen bringen. Die Besonderheiten einer Organisation mit deren speziellen Strukturen und Anforderungen können in einem allgemeingültigen Prozedere nur schwer abgebildet werden, dafür bedarf es darüber hinausgehende Methoden und Herangehensweisen. Es empfiehlt sich, in folgenden Bereichen über den Tellerrand der SAP Activate Methode zu blicken:

Projektmanagement SAP S/4HANA Umstellung Automobilindustrie

Anforderungsdefinition: SAP Activate arbeitet mit Best Practices, die aber nur in Teilen der Komplexität eines Automotive Unternehmens gerecht werden können. Es gilt, unternehmensspezifische Lösungswege zu finden und mit anderen Ansätzen zu experimentieren, um das „Best Match“ zu finden. Dafür bietet sich die Anfangsphase des Projektes an, da hier noch ein gewisses Maß an Flexibilität herrscht. Wenn es darum geht, die Architektur festzulegen, sind zum Beispiel Design Thinking Workshops eine geeignete Herangehensweise, um die Komplexität zu erfassen. Customer Journeys oder Service Blueprints bieten eine geeignete Hilfestellung, um die IST-Prozesse im Unternehmen zu verstehen und dann mit einem übergreifenden Prozessverständnis die SOLL-Prozesse aufzusetzen.

Umsetzung: Auch ein SAP S/4HANA Projekt lässt sich, wie andere IT-Projekte, agil umsetzen. Das Konzept der iterativen Sprints und des flexiblen Backlogs beschreibt zwar primär Software-Entwicklungen, doch ergänzend mit agilen Ansätzen zur Anforderungsaufnahme und -pflege sowie Testverfahren ist der Nutzen von Scrum im SAP Projekt signifikant. Der Product-Owner kann besser integriert werden und die Sichtbarkeit des Projektfortschritts und somit die erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit bei Anpassungen werden maßgeblich gesteigert. Gepaart mit Anforderungs-, Change- und Testmanagement ist Scrum eine ideale Methode, um die Komplexität eines SAP S/4HANA Projektes zu strukturieren.

Coaching: Egal ob man im Projektmanagement SAP Activate und Focused Build für SAP S/4HANA nutzt oder aber alternative Methoden wie Design Thinking, Customer Journeys oder Scrum – es besteht immer ein hoher Coaching Aufwand in dieser Art Projekt. Ein wichtiger Aspekt für ein erfolgreiches Projektmanagement sind die Rollen innerhalb des Projektes, zum Beispiel der Key-User aus dem Fachbereich oder der/die Business Process Expert/in, die die ersten AnsprechpartnerInnen zu einzelnen Prozessen sind. In der Regel sind die TrägerInnen dieser Rollen nicht diejenigen, die in ihrem Arbeitsalltag Projektmanagement-Skills und Methodenwissen benötigen, auf ein SAP Projekt müssen sie daher dediziert vorbereitet und gecoacht werden. Innerhalb der IT müssen oftmals erst eine gemeinsame Methode und Lösungswege entwickelt werden, wie mit den Business-Anforderungen umgegangen wird. Hier hier bedarf es eines Coachings. Aufgrund der Komplexität und langen Dauer einer SAP Migration herrscht eine gewisse Fluktuation im Team. Ein Onboarding neuer Teammitglieder, sowohl bestehend aus externen BeraterInnen wie interner MitarbeiterInnen, muss duchgängig gewährleistet sein. Ein/e fachliche Projektmanager/in ist mit diesem Coaching-Bedarf zusätzlich zur eigentlichen Aufgabe in der Regel überlastet und überfordert. Es empfiehlt sich daher, Coaching-Aufgaben auszugliedern und schon während der initialen Projektphasen zu integrieren.

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SAP S/4HANA Transformation – welche Herausforderungen sind typisch?

Ein gutes Projektmanagement ist die Basis einer erfolgreichen S/4HANA Umstellung. Wer sein Handwerk nicht beherrscht, riskiert die erfolgreiche Migration auf ein neues ERP-System. Man sollte sich daher bereits vor Projektbeginn mit den Besonderheiten und Herausforderungen eines SAP Projektes intensiv auseinandersetzen, um Fallstricke zu vermeiden:

  • Rollenverteilung: Sorgen Sie für eine klare Rollenverteilung (Supportaufgaben im Tagesgeschäft vs. Projektaufgaben im Rahmen der S/4HANA Umstellung). Die Trennung zwischen Projektaufgaben und Linienaufgaben sollte immer sichergestellt und von zwei unterschiedlichen Rollen ausgeführt werden.
  • Ressourcenverfügbarkeit: Erstellen Sie noch vor Projektbeginn eine realistische, transparente Ressourcenplanung, um personelle Engpässe zu vermeiden. Ohne diese laufen Sie Gefahr, dass im Unternehmen die benötigten kritischen Businessträger und Experten für SAP Systeme nicht für die gesamte Projektdauer zur Verfügung stehen.
  • Fluktuation im Team: In einem ERP-Projekt mit sehr langen Projektlaufzeiten und hohem -umfang kommt es natürlicherweise zu einer Mitarbeiterfluktuation innerhalb des Teams. Ein methodisches Coaching und Einarbeitung in dem Implementierungsansatz „Focused Build“ für SAP Solution Manager (Ansatz, Rollen und Tools) muss daher durchgängig für neue Teammitglieder stattfinden, um ein fließendes Projekt-Onboarding zu gewährleisten und eine gleichbleibende Produktivität im Team sicherzustellen.
  • Mitarbeiterkommunikation: Veränderungsmaßnahmen durch die SAP S/4HANA Umstellung können für Missmut bei MitarbeiterInnen sorgen, wenn diese nicht eingebunden werden. Vergessen Sie nicht, dass es sich um eine Tranformation des Unternehmens handelt, die alle MitarbeiterInnen betrifft. Ein proaktives Change-Management und eine gute Kommunikation machen Mitarbeiterinnen zu Unterstützern des Projektes und können Blockaden der MitarbeiterInnen entgegenwirken wirken.

Herausforderungen SAP S/4HANA Transformation

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Prozessmanagement vor einer SAP S/4HANA Transformation – welches Problem löst das?

Gutes Prozessmanagement entscheidet über die wirtschaftliche Zukunft des Unternehmens. Die Umstellung von SAP R/3 oder einem anderen ERP System auf SAP S/4HANA ist eine Transformation, die alle Kernprozesse des Unternehmens betrifft und somit eine große Chancen bietet, Prozesse zu hinterfragen und für die Zukunft neu aufzustellen. Dabei kann sich das Unternehmen, wenn nötig, von Altlasten und Prozesswildwuchs befreien und dadurch Prozesse optimiert und näher am einfachen SAP-Standard abbilden. Denn oftmals sind IT-Systeme in Unternehmen organisch gewachsen. Wenn nachträglich ein neuer Prozess im System abgebildet wurde, wurde häufig auf Customizing und Sonderlösungen zurückgegriffen. So bewegte sich das System immer weiter weg vom Standard und wurde damit unübersichtlich und teuer im Betrieb.

Die Umstellung auf S/4HANA ist vergleichbar mit dem Umzug in ein neues Haus. Ballast und nicht Benötigtes sollte entsorgt werden, bevor mit viel Aufwand alle Kisten gepackt und ins neue Eigenheim getragen werden. Denn bekanntlich wird, wenn erstmal alles steht und man sich an den Anblick gewöhnt hat, das nachträgliche Ausrümpeln umso schwieriger. Wichtig ist aber auch die Frage: Was kann im neuen Haus besser sein dank einer komplett neuen Planung? Wie ordnet man die Räume an, wenn man ganz neu mit dem Bau beginnt statt in einem alten Haus zu renovieren? Um diese Frage zu beantworten ist es gut, einen Blick auf den allgemeingültigen Standard zu werfen: Wie würde man heute ein Haus bauen? Oder in diesem Fall: Lässt sich der SAP-Standard für mein Unternehmen nutzen? Besonders wichtig ist es, die gewonnenen Erfahungen ebenfalls zu berücksichtigen: Was habe ich aus der Vergangenheit gelernt? Was brauche ich wirklich? Welche Besonderheit unterscheidet mich von anderen? Was generiert Business Value? Oder hier: Wie laufen meine Prozesse tatsächlich ab? Was ist überflüssig und was unverzichtbar?

Genau hier setzt Process Mining an. Alle im ERP abgebildeten Prozesse hinterlassen wertvolle Spuren in den Datenbanken. Diese lassen sich mit Process Mining aufbereiten und auswerten. So kann man erkennen, wie und in welchen Varianten die Prozesse im System tatsächlich ablaufen. Auf Basis dieser Daten ist schnell erkennbar, wo Optimierungsmöglichkeiten bestehen durch die Kosten eingespart werden können. Die Erkenntnisse können dann in die Templates des neuen ERP-Systems miteinfließen. Prozesse lassen sich verschlanken und Best Practices und Standardprozesse können genutzt werden.

Insbesondere für große Unternehmen, die von einem Merger oder der Zusammenlegung von Entities betroffen sind, kann so die Effizienz unterschiedlich ablaufendender Prozesse überprüft werden. Zudem lässt sich im Vergleich der Unternehmensbereiche das eigene Best Practice ermitteln, um auch in Zukunft gemeinsam profitabel zu arbeiten.

Wenn mit der Transformation, die die Umstellung auf SAP S/4HANA hervorruft – also dem tiefen Eingriff in die DNA eines Unternehmens – gleichzeitig Prozesse überprüft und erneuert werden, legen Unternehmen damit die strategische Basis für die Digitalisierung der kommenden Jahre. Denn wer möchte schon mit Altlasten der vergangenen Tage in ein Haus einziehen, das nicht den Bedürfnissen des Bewohners entspricht und zudem noch viel zu teuer ist? Die Umstellung aus S/4HANA ist die Chance, das Haus neu und entsprechend der Bedürfnisse der Bewohner zu gestalten.

SAP S/4HANA Transformation Prozessmanagement Lösung

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Klassisches Prozessmanagement vs. Process Mining: Was sind die Erkenntnisse?

Process Mining schafft über das klassische Prozessmanagement hinaus vor allem eine daten- und faktenbasierte Transparenz über die Prozesse und Prozessdurchläufe im Unternehmen.

Während Workshoprunden des klassischen Prozessmanagements oft nur ein abstraktes oder idealisiertes Abbild des Prozesses erzeugen, lässt sich der real ablaufende Prozess in einer Process Mining Software exakt und mit all seinen Varianten darstellen. Somit lässt sich hier nicht nur die Frage beantworten: Nach welchen Schema verläuft grundsätzlich ein Prozess? Sondern auch: Welche Prozessvarianten treten wann auf? Wie hängen die Abläufe zusammen? Und wo weicht der tatsächliche Prozess vom Soll ab? Und vor allem: Warum? Diese Fragen können Unternehmen ohne einen strukturierten Blick auf die Daten kaum beantworten. Dies hat zur Folge, dass viele Optimierungspotenziale, wie zum Beispiel Kostensenkungen oder kürzere Durchlaufzeiten, durch mangelnde Transparenz nur schwer erreicht werden können.

Process Mining bringt hier Licht ins Dunkel. Die Technologie kann als Bestandteil des Business-Process-Managements (BPM) die Daten aller Geschäftsprozesse, die über IT-Systeme laufen, auswerten und analysieren. Bei jedem Vorgang im Unternehmen, der Spuren in Datenbanken wie ERP-Systemen, CRM oder anderen Anwendungen hinterlässt, entstehen wertvolle Informationen, die mittels Process Mining strukturiert und analysiert werden können. Es wird somit aufgezeigt, wie einzelne Prozesse ablaufen und wie die Prozessschritte miteinander zusammenhängen. In einzelne Prozessschritte kann hineingezoomt werden, um diese separat zu betrachten. Durchlaufzeiten können ermittelt und z. B. im Variantenvergleich in Korrelation gesetzt werden. Auch Compliance-relevante Abweichungen im tatsächlichen Ablauf werden erkannt. Besonders wichtig ist die Analyse der Auffälligkeiten und „Pain Points“ auf ihre Ursachen hin. Ist beispielsweise die Durchlaufzeit in einem Werk besonders hoch, so lässt sich durch KI-Verfahren herausfinden, ob dies z. B. auf besonders komplizierte Aufträge, Lieferengpässe beim Material an einen Standort oder auf Probleme in der Organisation der Abläufe zurückzuführen ist.

Erkenntnisse Prozessmanagement SAP S/4HANA

Process Mining schafft somit Transparenz und damit die Grundlage für Optimierungen und zielgerichtete Veränderungen im Unternehmen.

Insbesondere im Vorfeld einer SAP S/4HANA-Transformation bietet Process Mining die Möglichkeit bestehende Prozesse zu hinterfragen, um sie anschließend optimiert in SAP S/4HANA abzubilden. Während der Migration können Fehler proaktiv erkannt und somit Risiken minimiert werden. Aber auch nach dem Umstieg auf SAP S/4HANA bietet ein laufendes Process Mining, auch mit dynamischen Analysen auf Basis von Echtzeitdaten, wertvolle Informationen für eine stetige Verbesserung der Geschäftsprozesse.

Process Mining lässt sich auf alle SAP-Module und Transaktionen einfach anwenden, zum Beispiel auf die Analyse des Einkaufsprozesses über Order-to-Cash bis hin zum Abgleich verschiedener Varianten des Materialstammdatenprozesses. Process Mining bringt in allen Unternehmensbereichen wertvolle Erkenntnisse über die Ergebnisse des klassischen Prozessmanagements hinaus.

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Process Minining: Wie wird es im Rahmen einer SAP S/4HANA Transformation in der Automobilindustrie genutzt?

ERP-Implementierungsprojekte sind in Automotive Unternehmen in der Regel groß angelegte, standortübergreifende Transformationsprojekte und erfordern daher auch eine signifikante Prozesstransformation, um die ERP-Systeme erfolgreich nutzen zu können. Automobilhersteller und -zulieferbetriebe sind geprägt von komplexen Produktions- und Fertigungsprozessen, die in einem ERP-System abbildbar sein müssen. Mit S/4HANA, welches das aktuelle R/3 2027 ablösen wird, geht SAP einen bedeutenden Schritt in Richtung Standardisierung. Dieser ist wichtig und richtig, erhöht er doch die Durchgängigkeit und Transparenz der Prozesse und somit die Nachverfolgbarkeit von Mengen- und Wertflüssen und bringt Effizienz in logistische Prozesse. Dieser Schritt bedeutet für OEM und Automobilhersteller jedoch auch, dass sie ihre bisherigen Prozesse unter die Lupe nehmen müssen.

Process Mining bietet eine automatisierte Prozessanalyse, die basierend auf den Datenspuren in den bisher genutzten ERP-Systemen die Unternehmensprozesse analysiert. Mit Process Mining erhält man eine digitale und faktenbasierte, vollständige Analyse der Kernprozesse, die in jedem Schritt das Implementierungs- oder Migrationsprojekt durch transparente Datenauswertungen unterstützen kann, das heißt vor Projektbeginn zur Ermittlung der IST-Prozesse, während des Projekts bei der Definition der SOLL-Prozesse und der Anforderungen und im Nachgang durch ein gezieltes Monitoring und eine Erfolgskontrolle.

So kann Process Mining z. B. für die Analyse der Prozesse „Procure to Pay“, „Order to Cash“ oder „Forecast to Fullfill“ des Unternehmens dienen, um festzustellen, ob der zukünftige SOLL-Prozess in S/4HANA nach SAP-Standards standardisiert oder in einem unternehmensspezifischen Template, basierend auf Vorgaben aus dem alten ERP-System, individualisiert werden sollte. Darüber hinaus kann Process Mining auch genutzt werden, um geeignete Standardprozessvorgaben aus dem SAP Best Practices Explorer auszuwählen sowie die erforderlichen Prozessänderungen vor der Einführung des neuen ERP-Systems und der Prozessimplementierungen zu analysieren.

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Process Mining kann viel bewirken – was sind die größten Vorteile im Rahmen einer SAP S/4HANA Transformation?

Process Mining ist eine Technologie für die automatisierte Prozessanalyse, die basierend auf den Datenspuren in IT-Systemen die Unternehmensprozesse visualisiert und analysiert. Mit Process Mining erhält man praktisch eine digitale und faktenbasierte vollständige Analyse der Kernprozesse und kann diese für Prozessoptimierungen nutzen. Besonders spannend ist dies bei Massenprozessen, wie sie klassischerweise in ERP-Systemen wie SAP abgebildet werden, denn wenn es dort auch nur kleine Abweichungen oder Fehler gibt, dann multiplizieren sich diese und verursachen z. B. in Summe hohe unnötige Mehraufwände. Insbesondere bei SAP-Systemen ist die Anbindung einer Process Mining Software besonders einfach, grundsätzlich ist dies aber bei allen ERP-Systemen möglich.

Der Einsatz von Process Mining in SAP R/3 oder S/4HANA ermöglicht es, die Prozesse im Unternehmen sichtbar zu machen und zu verstehen. Mit der Process Mining Technologie werden Rohdaten aus dem ERP-System in Form von zum Beispiel SAP Transaktionsdaten oder Änderungsbelegen grafisch verständlich aufbereitet und analysiert. Durch die Visualisierungen und Datenanalysen lassen sich sehr schnell Schwachstellen oder auch Abweichungen bei der Compliance der untersuchten Prozesse feststellen. Für einzelne Prozesse kann genau ermittelt werden, wie lange Aufgaben dauern, ob diese wie gewünscht erfüllt wurden und an welchen Stellen manuell mit welchem Aufwand eingegriffen werden musste. Somit ist die Analyse mit Process Mining auch eine gute Grundlage für die Automatisierung von Prozessen bzw. eine Möglichkeit der Vorarbeit, um perspektivisch die Prozesse zu automatisieren. Unternehmen können so Schwachstellen erkennen und ihre Prozesse optimieren.

Insbesondere für SAP gilt, dass viele Unternehmen aktuell vor einer Transformation zu SAP S/4HANA stehen. Für eine solche Transformation ist Process Mining in allen Phasen das perfekte Add-on – vor, während und nach der Migration. Denn mit Process Mining erhält man praktisch eine digitale und faktenbasierte, vollständige Analyse der Kernprozesse des Unternehmens. Die Möglichkeiten reichen von einer Analyse der bestehenden Prozesse als Basis für die optimierte Abbildung in S/4HANA über ein Monitoring, ob Anpassung den gewünschten Effekt erzielen kann, bis hin zu einer Echtzeit-Betrachtung, die rechtzeitiges Eingreifen ermöglicht.

So bringt Process Mining Transparenz in Prozesse, die früher wenn überhaupt nur mit sehr viel Aufwand und tagelangem Nachforschen analysiert werden konnten.

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Was bedeutet die SAP S4/HANA Einführung für die IT?

War es für Unternehmen in den letzten Jahrzehnten die Effizienz von Prozessen und Organisation, so liegt der Fokus in der digitalen Welt auf Kundenzentrierung, Innovationskraft und Datenanalytik. Dieser „strategische Shift“ wird nun auch im Bereich IT sowie in den Software- und Hardwarelösungen vollzogen.

Wird in manchen Organisationen die IT aus Sicht des Business als reiner Dienstleister betrachtet, so spricht man im Zuge der Digitalisierung vom Business-IT-Alignment und meint die gegenseitige und fortlaufende Abstimmung zwischen den Organisationseinheiten von Business und IT im Hinblick auf Strategie, Prozesse und Projekte und drückt darüber hinaus auch die Qualität einer „modernen“ Kommunikation auf gleicher Augenhöhe aus. Dieses Alignment ist vor allem erfolgsentscheidend in der Einführung von S/4HANA vor dem Hintergrund einer hochkomplexen Transformation mit starken Wechselwirkungen zwischen der Business-Strategie und den technischen Möglichkeiten einer modernen ERP-Systemlandschaft.

Das „Business-IT-Alignment“ als Erfolgsfaktor für die SAP S/4HANA Transformation.

Mit der Modernisierung von Software- und Hardwarelösungen vollzieht insbesondere SAP mit S/4HANA den Sprung in die Digitalisierung des 21. Jahrhunderts. Mit der In-Memory Datenbank SAP HANA können Daten in größerer Vielfalt in hohen Geschwindigkeiten bereitgestellt werden. Anwendungen werden vereinfacht und für den Benutzer flexibilisiert (SAP FIORI). Mit maschinellem Lernen (SAP Leonardo) und höherem Automatisierungsgrad entwickeln sich Mitarbeitende zu Daten-AnalytikerInnen. Neben der neuen Qualität der Zusammenarbeit mit dem Business bedeutet SAP S/4HANA für die IT mit der Umstellung auf die Cloud-Edition (Greenfield-Ansatz) einen Verlust von Herrschaftswissen über veraltete IT-Systeme. Auch bei einer „on-premise“ Lösung werden eher Fähigkeiten in der Gestaltung von Schnittstellen zu S/4HANA erwartet. Dies erfordert neben dem Erlernen völlig neuer Anwendungen auch die Bereitschaft zur Anpassung eigener Kompetenzen und Rollen. Demnach wir die S/4HANA Transformation auch in der IT vollzogen.

Die S/4HANA Transformation wird auch in der IT vollzogen.

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